Met elkaar werken aan een samenleving waarin iedereen er toe doet

Met elkaar werken aan een samenleving waarin iedereen er toe doet

Coronavirus aanpak MEEVivenz

Inmiddels weten we allemaal dat de komende weken het alledaagse leven anders zal verlopen door de huidige ontwikkelingen rondom het coronavirus. En iedereen is op dit moment druk met zijn of haar (nieuwe weg) te zoeken naar hoe zij hier het beste mee om kunnen gaan.

Via deze website delen wij de updates, de veel gestelde vragen en alle tips en tricks die jullie kunnen helpen om alles goed te laten verlopen en onze diensten, in wellicht aangepaste vorm, door te kunnen zetten.

Werken in Microsoft Teams

Problemen met het werken met Teams?
Neem dan contact op met Angelique van Kooten. Neem zoveel mogelijk per mail contact op. Als je problemen hebt met het inloggen, dan kun je ook telefonisch contact opnemen. Angelique van Kooten (werkdagen ma/wo/do) 06 51 06 69 71
Op de overige dagen kan er contact worden opgenomen met IT-innovators ICThelpdesk@meevivenz.nl

Microsoft Teams Handleidingen

AANGEPAST: Belangrijke wijzigingen
– Advies om app te downloaden vanwege vele gebruikersproblemen met webversie;
– Uitleg over welk e-mailadres te gebruiken bij vergaderen met externen (je huidige mailadres en dan zelf je vergadering doorsturen naar je meevivenz.nl) of je meevivenz.nl mailadres
– Uitleg met gebruik van Shift+f2 om te switchen tussen Citrix en lokaal op je laptop.

 

Overige handleidingen en communicatie tools

Berichten van collega’s

 

Concentratie

Ik merk zelf dat ik me moeilijker kan concentreren. Nu las ik ergens dat het ook werkt als je met een collega je Teams open zet en dan gewoon aan het werk gaat voor een uurtje, met hem of haar ‘aan’.  

Je geeft even aan wat je wilt gaan doen in dat uurtje, de ander ook en zo kun je dan even werken met de ander op de achtergrond. Als je belt of gebeld wordt zet je hem op stil.  

Wilma Schapendonk BN 

Negatieve gedachten en angsten: Piekertijd!

Het is heel normaal om negatieve gedachten of angsten te hebben. Als deze gedachten veel ruimte in nemen probeer dan afleiding te zoeken. Ga iets doen en zorg voor activiteiten die je afleiden voor de rest van de dag. 

Maak speciaal tijd voor je negatieve gedachten (10 tot 20 minuten per dag “piekertijd”). De zorgen en gedachten die je door de dag hebt mag je verbannen naar deze “piekertijd”, dus: <<dit is iets om over te denken in mijn piekertijd, niet nu>>. 

Plan deze piekertijd niet laat op de avond in. Als zorgen en gedachten blijven komen wordt dan niet boos op jezelf, herhaal dat je er in piekertijd aan mag denken. 

Elke Eggens AV 

Beeldbellen via whats app.

Met een Syrisch gezin uit H.I.Ambacht maak ik gebruik van beeldbellen via whats app. Zo kan ik toch enigszins met hen meekijken. Ik kon hen online helpen met het opzeggen van de kinderopvang. In overleg met de belastingdienst kon ik telefonisch de toeslag stopzetten. Dit kon ik hen via whats app laten weten, zij vertalen het dan met een app. Zij sturen regelmatig foto’s van de kinderen die met hun school werk bezig zijn. Ook laten zij mij op die manier zien wat zij aan post binnenkrijgen zodat ik het hen kan uitleggen.

Willie Bakker – Thuisbegeleiding

Veel gestelde vragen

Veel gestelde vragen over het coronavirus

Via deze FAQ-lijst geven we antwoord op veelvoorkomende vragen over het coronavirus en hoe MEEVivenz hiermee omgaat.

Heb je aanvullende vragen? Stel deze dan aan je leidinggevende of mail ze door naar calamiteiten@meevivenz.nl

Lees hier de veelgestelde vragen en antwoorden van het RIVM
Lees hier alles over het coronavirus in Nederland via de Rijksoverheid

Inlopers registreren i.v.m. corona
Cliënten die binnenlopen met een vraag/verzoek dienen in de agenda van de consulent, die dit gesprek op zich neemt, genoteerd te worden.Naam en telefoonnummer is voldoende.
Dit is dus alleen nodig voor inlopers die geen afspraak hebben.

 

Algemeen

 

Welke maatregelen neemt MEE-Vivenz op dit moment?
  • We volgen de ontwikkelingen op de voet
  • We houden jullie op de hoogte d.m.v. updates op intranet en via de mail
  • Het crisisteam is paraat zodat we snel kunnen beslissen en handelen
  • We verzoeken iedereen voor wie dit mogelijk is om vanuit huis te werken
Wat kan ik zelf doen?
  • Was je handen regelmatig
  • Hoest en nies aan de binnenkant van je elleboog
  • Gebruik papieren zakdoekjes
  • Bel de huisarts als je koorts hebt en benauwd bent of veel moet hoesten
  • Houd minimaal 1,5 meter afstand tot andere mensen
  • Werk waar mogelijk thuis
Ik heb klachten, wat moet ik doen?

Heb je klachten (zoals koorts, verkoudheid, hoesten of andere luchtwegklachten), bel dan je huisarts, kom niet naar het werk en meld je ziek bij je leidinggevende.

Ik maak me zorgen. Aan wie kan ik mijn vragen stellen?

Je vindt veel informatie over het virus en de maatregelen die in Nederland worden getroffen op www.rivm.nl (een website van de overheid). Het RIVM heeft een speciale informatielijn voor vragen over coronavirus geopend. Het nummer is 0800-1351.

Je vragen kun je natuurlijk ook altijd stellen aan je leidinggevende of mail ze door naar calamiteiten@meevivenz.nl

Cruciaal beroep 

Vallen alle beroepen van de WMO en jeugd onder cruciale beroepen?
Ja! Alle medewerkers die noodzakelijk zijn voor het continueren van onze zorg en begeleiding staan op de lijst van cruciale beroepen. Naast extra kinderopvang betekent dit dat ons werk in tijden van crisis door moet blijven gaan.
Heb ik recht op kinderopvang?
Ja! Sociaal werk (en alle andere vormen) is een cruciale functie die doorvang moet vinden. Daarbij hoort in kritieke processen ook fysieke inzetbaarheid. Evenals de aanwezigheid voor inloop op locatie. We verwachten dat iedereen die geen klachten heeft inzetbaar blijft volgens afspraak.
 
Daaruit blijkt dat jij aanspraak kunt maken op de mogelijkheden voor opvang door school of kinderopvang/BSO. Het staat iedere professional in de zorg vrij om van deze mogelijkheid gebruik te maken.

Indien je geen kinderopvang kunt regelen, hanteren we de volgende stappen. Dit in navolging van hoe hier landelijk mee om wordt gegaan:
– Werk zoveel mogelijk thuis
– Neem kortdurend betaald calamiteitenverlof op. Dit varieert van enkele uren tot max 3 dagen waarin je de tijd hebt om opvang voor kinderen te organiseren. Overleg dit van tevoren met je leidinggevende.

Veelgestelde vragen over kinderopvang

Thuiswerken en huisbezoek

Moet ik verplichte een mondkapje dragen als ik in een crisissituatie op huisbezoek ga?

Nee, dat is niet nodig als er maar een afstand van minimaal 1,5 meter gehouden wordt. 

Zie bijgevoegd artikel en documenten. 

Ik heb binnen m’n caseload behoefte aan een manier waarop cliënten tijdens de coronacrisis documenten online kunnen ondertekenen. Is dat mogelijk?

Voor digitaal ondertekenen is er op moment geen makkelijke oplossing. Het ondertekenen wordt geïntegreerd in het (cliënt)systeem dat je gebruikt. Omdat we in elke gemeente een ander systeem gebruiken is dit niet heel snel te realiseren. Voor mensen met een smartphone is een foto maken en deze e-mailen een optie.

Ik heb mijn kinderen thuis. Kan ik wel thuis werken?

Ja! We streven ernaar om zoveel mogelijk processen voort te zetten. Probeer de omstandigheden voor jezelf zo goed als mogelijk te organiseren. Als je er zelf niet uit komt, kun je altijd even afstemmen met je leidinggevende. Deze periode vraagt om creatieve oplossingen en goed in verbinding blijven met elkaar. En natuurlijk hebben we er begrip voor dat dit even zoeken is en dat de productiviteit niet voelt als een dag op kantoor. Tip: Verdeel de uren over de dag, werk flexibel en doe zoveel als mogelijk is. 

Hoe verdeel ik mijn uren?
Uitgangspunt om gewoon je eigen werktijden te hanteren. Wanneer het werk of jouw situatie erom vraagt pas je dit aan. Belangrijk is om via je digitale agenda inzichtelijk te maken wanneer je aan het werk bent, in verband met onderlinge bereikbaarheid.
Mag ik nog bezoek ontvangen op mijn vestiging / locatie?

Alle locaties gaan dicht voor cliënten. We zorgen dat telefonische bereikbaarheid is geregeld. Ook blijven onze Servicebureaus bereikbaar.

Mag ik nog wel klanten bezoeken?
  • Geen fysiek cliëntencontact meer: geen huisbezoek en geen mensen ontvangen tenzij er sprake is van een urgente situatie
  • Mocht er sprake zijn van een urgente situatie, dan neem je eerst contact op met je leidinggevende
  • Voorafgaand aan de afspraak check je altijd of de ander klachten heeft

Hardware problemen

Mijn computer of telefoon hapert of ik heb moeite met de thuiswerkplek. Wie kan mij helpen?

Bij problemen/vragen met de laptop/telefoon:

• (Voorheen) Vivenz-medewerkers en medewerkers die al over zijn naar de nieuwe omgeving,
kunnen contact opnemen met IT innovators. Neem hierbij het liefst per mail contact op met IT
innovators (support@it-innovators.nl).

• (Voorheen) MEE-medewerkers die nog niet over zijn naar de nieuwe omgeving nemen voor
problemen met de laptop contact op met Atricom. Voor vragen over de telefoon, neem je
contact op met IT innovators.

Voor overige vragen kun je contact opnemen met Marina
Landkroon (marina.landkroon@meevivenz.nl; 0646607639) en
Jolanda Steenhuis (jolanda.steenhuis@meevivenz.nl; 0624360159).

Mocht de laptop of telefoon kapot zijn, dan worden telefoons/laptops zullen vanuit IT innovators naar
(nieuwe) medewerkers verstuurd naar het thuisadres van de medewerker.

Marina Landkroon heeft al contact met de (manager van) medewerkers die niet over een laptop en
telefoon beschikken, waardoor zij niet thuis kunnen werken.

Kan ik mijn beeldscherm en toetsenbord van de werkplek meenemen?

Het is niet de bedoeling dat iedereen alles mee naar huis neemt. Zo raken we het overzicht van spullen kwijt. Wanneer dit de voortzetting van je werk belemmert stem dan even af met je leidinggevende.

Aanvraag benodigdheden voor thuiswerken
Daar het fulltime thuiswerken voor een niet zo lange tijd is maar zeker lang genoeg is om goed te moeten zitten, is er besloten om kleine aanpassingen (bijv. laptopstandaard, voetensteun, toetsenbord) te bestellen voor diegene die dat nodig heeft. De route voor het aanvragen is als volgt:

  • Aanvraag via je manager
  • Manager mailt naar Jolanda met het verzoek wat er besteld moet worden
  • Ophalen kan op afspraak op de Binnen Kalkhaven in Dordrecht bij Jolanda (bij voorkeur op dinsdagen). De benodigdheden kunnen ook per post worden opgestuurd naar het huisadres.
  • Alle spullen dienen na de thuiswerkperiode weer ingeleverd te worden mits je anders afspreekt met je manager
Ik ga uit dienst waar en wanneer kan ik mijn hardware inleveren?
Neem in dit geval contact op met Marina Landkroon of Jolanda Steenhuis om een passende afspraak te maken hierover.
Ik had vakantie staan en geboekt, maar deze is geannuleerd, kan ik mijn vakantie intrekken?

Ja, je kunt dit kenbaar maken bij je leidinggevende, zodat deze weet dat je inzetbaar bent. Geef je werktijd aan in je digitale agenda zodat het overzicht er is voor je collega’s. Het opnieuw plannen van de vakantie gaat natuurlijk in onderlinge afstemming.  

Ik heb vakantie staan, mag dit nog door gaan?

Ja, je kunt gewoon vrije dagen nemen. Ook hierbij geldt het belang van een duidelijke afstemming. 

Calamiteitenverlof aanvragen, hoe doe ik dat?

Hierbij de instructie voor de aanvraag van calamiteitenverlof.
We verwijzen jullie naar de update van 15 maart 2020 voor informatie over het calamiteitenverlof (– Update 15 maart)

Verlof melden bij werkgever
Je meldt het calamiteitenverlof zo snel mogelijk bij jouw leidinggevende. Daarbij geef je aan hoelang je verwacht dat het verlof gaat duren. Jouw leidinggevende mag een redelijk verzoek voor calamiteitenverlof niet weigeren.

Medewerkers die werken met BIS
1. Medewerker stemt van tevoren af met leidinggevende dat hij/ zij calamiteitenverlof wil opnemen, waarvoor en hoeveel uur
2. Medewerker maakt een verzoek aan in BIS
3. Leidinggevende geeft akkoord in BIS en hoeven geen formulier in te vullen

Medewerkers die werken met Loket
1. Medewerker stemt van tevoren af met leidinggevende dat hij/ zij calamiteitenverlof wil opnemen, waarvoor en hoeveel uur
2. Medewerker vult aan het eind van de maand het formulier in (aanvraag calamiteiten) en mailt leidinggevende voor akkoord
3. Leidinggevende of medewerker mailt het geaccordeerde formulier naar hrmdesk@meevivenz.nl
4. Formulieren worden toegevoegd aan personeelsdossier

Heb ik recht op verlof wanneer een familielid corona heeft en deze verzorging nodig heeft?

Ja, je kunt beroep doen op het zogenoemde kortdurende zorgverlof als het noodzakelijk is dat jij jouw familielid moet verzorgen. Als je hier gebruik van wilt maken, dan kun je contact opnemen met je leidinggevende. Zij zullen dan samen met HRM uitzoeken wat de mogelijkheden voor jou zijn.

In het kort:
Kortdurend zorgverlof (cao sociaal werk): per 12 maanden is dit 1,4 x de arbeidsduur per week. Het salaris wordt 100% doorbetaald.
Kortdurend zorgverlof (cao GHZ): per 12 maanden is dit 2 x de arbeidsduur per week. Het salaris wordt 70% doorbetaald.

Ik heb nog wettelijke vakantie uren over die per 01-07-2020 komen te vervallen, blijven deze nu langer geldig doordat ik niet op vakantie kan door de Corona crisis?

Nee, deze vakantie uren komen nog steeds per 01-07-2020 te vervallen. Het belangrijkste uitgangspunt is dat je nog steeds in de gelegenheid bent om deze vakantie uren op te nemen. Dat de invulling van jouw vakantiedagen wellicht anders is door deze Corona crisis is geen reden om ze niet te laten vervallen. Ga dus zo snel mogelijk in overleg met jouw leidinggevende wanneer je jouw vakantiedagen kunt inzetten.

Als deze Corona crisis straks voorbij is, kan ik dan mijn vakantiedagen opnemen?

Ja, dat is mogelijk. Het opnieuw plannen van de vakantie gaat natuurlijk in onderlinge afstemming met jouw leidinggevende. Houdt er wel rekening mee dat heel veel collega’s tegelijkertijd vakantiedagen zullen willen opnemen. Het kan dus zijn dat jouw leidinggevende niet altijd aan alle wensen van het team kan voldoen in verband met het bedrijfsbelang. 

 

MEE-Vivenz. Samen kunnen wij dit!